Papírmunka az első hónapokban az év üzemi

Ez év elején, a titkár aktívnak kell lennie a több irányból, hogy folyamatos munka összefoglalni az elmúlt évben, és tervezze meg a tevékenységeket (és munkatársaik) néhány hónappal korábban. Valami talán hiányzik ...

Kezdjük naplók

Évről évre, a tényleges egy és ugyanaz a kérdés: vajon, hogy új naplókat kell dokumentálni, vagy meg lehet tartani a régiek? Válasz: szükség. A számozás az új magazin kezdeni száma 1, akkor is, ha kevés dokumentum regisztráltak a tavalyi magazin. Régi folyóiratok feltétlenül „közeli” (erről bővebben később).

Indítson el egy új regisztrációs űrlap, meg kell adnunk az első munkanap az évben.

Miután a szükséges regisztrációs űrlap jön létre, és a munka végén hosszú ünnepek áramlás normális ütemben, akkor meg kell csinálni a tervezési tevékenysége a következő évre.

Tervezési dokumentumok iratkezelési elsősorban az érintett levéltári tevékenység, azaz a Mivel a folyamatok, amelyek részvétele szükséges kollégák más megyékben.

Az első dokumentum, amelyet be kell elkészíteni, - a terv vizsgálata értéke iratok (EK) (1. példa). Emlékezzünk: a célja az EK - következetesen dokumentumok felülvizsgálata lejárt eltarthatósági szerkezeti egységek, és határozzuk meg kell semmisíteni, valamint azokat az eltarthatóság meghosszabbítható. Tervezésekor fontos szem előtt tartani, hogy felelős a papírmunka alkörzetekben némi időt vesz igénybe, hogy előkészítse a dokumentumok vizsgálatát.

Befejezését követően a vizsgálat értékét dokumentumok, egyrészt, egy sor dokumentumot, hogy meg kell semmisíteni, a másik - a dolgok, amelyeket meg kell hozni az archívumba. Ugyancsak nem mentesít a munkaterv: felelősek vagyunk nyilvántartás legyen ideje felkészülni a helyzet megadás, felelős az archívumban - feldolgozására beérkező dokumentumok és segítség kollégák más részlegek (2. példa).

Dátumát a tervek jobban meghatározni időszakokban (lásd. 1. és 2. példa), annak érdekében, hogy megakadályozzák a hiba, ha valaki a tagjai a szakértői bizottság kell sürgősen foglalkozzon a fő feladat.

Tervek a vizsgálat értékének dokumentumok és átadása dokumentumok az archívumban koordinálják az összes érintett tisztviselők és jóváhagyta a fej vagy a felső vezető felelős az iratkezelési folyamatokat.

„Close” tavaly

• Naplók. „Zárás” a rönk:

1. ami egy végső felvétel;
2. magazin tárolóhely.

Az utolsó bejegyzés készül ugyanúgy függetlenül attól, hogy papír, vagy elektronikus formában végezték magazin. Ennek célja -, hogy rögzítse, hogy hány dokumentumot regisztráltak az elmúlt évben a magazin.

Íme néhány példa a végleges nevezések különböző folyóiratokban regisztráció, kezdve a legegyszerűbb a Journal of regisztrációs beérkező dokumentumok és végződő telepített a Journal of mail regisztráció.

Összesen: 53 276 beérkező dokumentumokat.

Összesen regisztrált: 4789 adminisztratív dokumentumokat, beleértve a következőket:
Megrendelések core business - 1753;
rendelés - 3036.

Eltűnt magyarázat nélkül 16 elem (15 - PR: 1 - EP).

Miután létrehozta az összesen naplók kerülnek tárolásra. Papír magazinok át az archív túl korai - sokan közülük valószínűleg még nem időre lesz szükség az elkövetkező hónapokban.

Elektronikus naplók a végső felvétel védelme ajánlott a jelszó illetéktelen módosítása, és másolja őket a külső adathordozóra. Akkor hagyja magát, vagy, hogy az archív - attól függően, hogy a belső szabályokat a szervezet.

Nyomtatás elektronikus naplók nincs szükség. Ez egy komplett elektronikus dokumentum *. nincs szükség lefordítani a papír fajtája.

• A tartomány az esetek. „Zárás” nómenklatúra ügyek sugallja:

1. Töltsd harmadik oszlop „Tételek száma”;
2. létre a végleges felvételt.

Oszlop „száma elemek” töltött kézzel ezen a fokon esetekben nómenklatúra (3. példa).

Miután összegének meghatározásakor az utolsó rekord a nómenklatúra ügyek létrehozott elemeket. Kitölteni számolni kell az intézmények száma az elmúlt évben, az esetek eltarthatóság: külön állandó, ideiglenes (10 év) és az ideiglenes (10 év) is beleértve. Külön is figyelembe tompított és esetekben a jelölés az EPA.

Számlálás kell tenni. helyett tárolóegység korábban jeleztük, a nómenklatúra ügyek.

Kitöltése az utolsó oszlopban az utolsó felvétel nómenklatúra ügyek, amelyek az esetek száma „egy jel EPA,” általában kérdéseket vet fel, bár nincs semmi bonyolult róla. Titokzatos „EPC” jelentése „szakértői értékelő bizottság”. Ha a szervezet egyik forrása az Állami Levéltár beszerzés, ez a jutalék dolgozik az archívumban. Ha nem, akkor egy ismert valaki felelős a dokumentumok tárolása a személy a szakértői bizottság a szervezet - a csoport az illetékes alkalmazottak, akik a döntést, hogy a dokumentumok megsemmisítésére vagy meghosszabbítása tárolásuk után lejárt határidőig előírásoknak. Ha a szervezet nem a beszerzési forrását az állami levéltárak és alkalmaz szakértői bizottság, ez a grafikon összefoglaló jegyzőkönyv lesz az úgynevezett „jelölt EC.”

Számítások eredményei manuálisan visszük be a végső rekord (4. példa).

Továbbra is mindent

Amikor az összes „záró” a felvétel készült, meg kell összefoglalni a végső eredményeket és hogy mennyiségi nyilatkozatot a dokumentumban kötetek.

Ki és mit csinál? Először is - a titkár vagy irodai dolgozó. Azt kell tudni, hogy hány dokumentumot a felügyelete. Ez nem csak hozzáértő építeni egy áramlás dokumentumokat, de hatással lehet a humánerőforrás-politika a szervezet, ami különösen fontos a vállalatok számára, ahol a papírmunka titkára a fejét. Miután az adatokat a kötet dokumentum, akkor lehet számolni a dolgozók száma szükséges irányítási és biztonságosan megy a fejét azzal a kéréssel, asszisztensek.

Ezen túlmenően, a kötet dokumentum érdekesek lehetnek, és vezette a szervezetet az éves jelentések elkészítéséért a cégtulajdonosok. Végül, ez az információ hasznos lehet optimalizálni az üzleti folyamatokat, a szervezet a különböző értékelési tevékenységek sok más esetben.

Jelentés a térfogata okmány a szabad formában, tulajdonságai alapján a szervezet és az információt, hogy a fordító a jelentés akar (5. példa).

Ha szükséges, egy hasonló jelentést kíséri analitikai megjegyzés.

Áttekintettük a fő tevékenysége, hogy a titkár vagy hivatalnok kell történnie az első hónapokban az év dolgozó óvodai. Nyilvánvaló, hogy ez egy elég forgalmas időszakban, hogy fokozott figyelmet igényel, és képes váltani egyik folyamat a másikra. Az a képesség, hogy tervezze meg a munkát és összefoglalni az eredményeket - a kulcs a sikeres műveletek egész évben.

EN Kozhanova, a szakember az óvodai és HR outsourcing